Kho báo còn nhưng nhân viên tìm không thấy: Vì sao số liệu và hàng thực tế lệch nhau?

Khách đang chờ lấy hàng, phần mềm quản lý kho báo còn nhưng nhân viên tìm khắp kệ vẫn không thấy. Bạn phải xin khách đợi, gọi người ca trước rồi kiểm tra cả khu đóng gói. Cuối cùng mới phát hiện hàng đã được giữ cho một đơn khác hoặc vừa chuyển vị trí mà chưa ai cập nhật.

Bài viết sẽ giúp bạn phân biệt những kiểu lệch kho thường gặp, tìm bước ghi nhận đang có vấn đề và xây cách kiểm tra phù hợp. Bạn cũng sẽ biết cần chuẩn bị gì trước khi đổi công cụ, để số liệu trên màn hình có thể hỗ trợ việc lấy hàng thực tế.

1. Hiểu đúng số liệu trong phần mềm quản lý kho

1.1. Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ hỗ trợ ghi nhận và theo dõi hàng hóa qua các hoạt động nhập, xuất, chuyển vị trí, kiểm kê và điều chỉnh tồn kho. Tùy sản phẩm, hệ thống có thể theo dõi thêm mã hàng, đơn vị tính, vị trí lưu, lô hoặc trạng thái sử dụng.

Tuy nhiên, công cụ chỉ phản ánh những gì đã được ghi nhận đúng. Nếu hàng được đưa ra khỏi kệ nhưng chưa cập nhật, số trên hệ thống vẫn có thể khác thực tế.

1.2. “Có trong kho” chưa chắc là “còn để bán”

Bạn nên phân biệt các nhóm sau:

• Hàng đang có: Số lượng được ghi nhận hiện diện tại một vị trí.

• Hàng đã giữ cho đơn: Vẫn có thể nằm trong kho nhưng đã được phân bổ theo quy trình.

• Hàng chưa đủ điều kiện bán: Hàng lỗi, chờ kiểm tra hoặc bị giữ vì lý do khác.

• Hàng còn có thể bán: Phần chưa bị phân bổ hoặc loại khỏi khả năng bán.

• Hàng đang về: Chưa được nhận và xác nhận tại kho.

Cách phân biệt này cũng xuất hiện trong tài liệu về trạng thái tồn kho của Shopify. Tên trạng thái ở từng phần mềm có thể khác, nhưng nhân viên cần biết con số mình đang nhìn thể hiện điều gì.

Ví dụ, hệ thống ghi nhận mười áo sơ mi trắng cùng mã, cùng size tại shop, nhưng bốn áo đã giữ cho đơn online và một áo đang chờ kiểm tra lỗi. Nếu các nhóm được tách riêng, số có thể bán lúc đó là năm áo, không phải mười.

2. Vì sao số liệu và hàng thực tế dễ lệch nhau?

2.1. Nhập, xuất hoặc chuyển hàng chưa được ghi nhận đúng lúc

Nhân viên lấy hàng trước rồi định cập nhật sau, nhưng bị cuốn vào việc khác. Khi người tiếp theo kiểm tra, hệ thống vẫn cho thấy số cũ.

Chuyển vị trí cũng cần được ghi nhận. Hàng có thể không mất mà chỉ nằm ở khu đóng gói, kho phụ hoặc điểm bán khác; nếu thiếu vị trí, người tìm vẫn tưởng là hết.

2.2. Mã hàng và đơn vị tính chưa thống nhất

Một sản phẩm có nhiều màu, kích thước hoặc quy cách nhưng dùng chung tên dễ khiến nhân viên xuất nhầm. Cùng một vật tư, người nhập theo hộp còn người xuất theo chiếc cũng có thể làm số lượng sai đáng kể.

Với phần mềm quản lý kho vật tư, cần xác định đơn vị cơ sở và quy đổi phù hợp trước khi nhập dữ liệu. Không nên để nhân viên tự hiểu “một bộ” gồm những gì theo kinh nghiệm riêng.

2.3. Hàng lỗi, trả lại và hàng giữ đơn bị trộn chung

Hàng khách trả về chưa kiểm tra không nên được xem ngay là sẵn sàng bán. Tương tự, đơn đã hủy có thể cần giải phóng lượng giữ, nhưng phải kiểm tra đúng quy trình và tình trạng hàng.

Nếu mọi thứ chỉ thể hiện bằng một số tồn tổng, nhân viên khó biết có thể lấy hàng giao ngay hay phải chờ xử lý.

2.4. Điều chỉnh số tồn mà không tìm nguyên nhân

Sửa số cho khớp sau kiểm kê có thể cần thiết, nhưng nếu không lưu căn cứ thì lỗi cũ dễ lặp lại. Bạn sẽ không biết lệch do nhập nhầm, bỏ sót phiếu, sai vị trí hay nguyên nhân khác.

National Retail Security Survey 2023 của NRF ghi nhận tỷ lệ hao hụt trung bình năm 2022 là 1,6%, so với 1,4% năm 2021. Khảo sát có dữ liệu từ 177 thương hiệu bán lẻ tại Mỹ. Hao hụt trong báo cáo rộng hơn lỗi ghi sổ; không thể dùng các tỷ lệ này để kết luận nguyên nhân chênh lệch của cửa hàng Việt Nam.

Vì vậy, khi phát hiện sai khác, hãy kiểm tra chứng từ và luồng di chuyển hàng trước, thay vì mặc định do thất thoát hoặc quy trách nhiệm ngay cho người đang trực.

3. Cách kiểm tra và khắc phục theo từng bước

3.1. Chọn một nhóm hàng đang dễ lệch

Bắt đầu với mặt hàng thường xuyên bị tìm không thấy, nhập theo nhiều quy cách hoặc luân chuyển nhanh. Kiểm tra tại một mốc thời gian rõ ràng và ghi nhận các giao dịch phát sinh trong lúc đếm để tránh đối chiếu nhầm.

Chẳng hạn, một shop quần áo nhỏ ở TP.HCM có thể kiểm tra trước nhóm áo sơ mi có nhiều màu và size, đối chiếu từng mã với kệ trưng bày, kho phía sau và khu đóng gói, thay vì dừng toàn bộ hoạt động để đếm mọi mặt hàng cùng lúc.

3.2. Đối chiếu mã, vị trí và trạng thái trước khi sửa số

Đếm đúng mặt hàng, kiểm tra cả khu lưu tạm và những lượng đã giữ cho đơn. Nếu kết quả khác nhau, nên có lần kiểm tra lại trước khi điều chỉnh.

Ghi riêng số trên hệ thống, số kiểm đếm, chênh lệch và nguyên nhân đã xác minh. Khi chưa rõ lý do, đánh dấu cần kiểm tra thay vì tự điền một nguyên nhân cho đủ.

3.3. Chuẩn hóa cách ghi nhận di chuyển hàng

Mỗi lần nhập, xuất hoặc chuyển nên xác định được mã hàng, số lượng, đơn vị, nơi đi, nơi đến và người thực hiện. Mức chi tiết cần vừa đủ để tra cứu, không tạo thêm các trường không ai sử dụng.

Nếu hàng xuất theo đơn, hãy gắn giao dịch với mã đơn. Bài cùng một đơn hàng nhưng thông tin không nhất quán của Unitrux giúp hình dung vì sao mã chung và nguồn thông tin chính lại quan trọng ở bước bàn giao.

3.4. Quy định cách xử lý ngoại lệ

Hãy thống nhất ai xác nhận hàng trả lại, ai kiểm tra hàng lỗi và ai được duyệt điều chỉnh tồn. Những trường hợp này cần có dấu vết để đối chiếu, thay vì ghi chú riêng trên điện thoại.

Tại shop quần áo, một chiếc váy khách trả lại vì lỗi khóa kéo có thể được chuyển sang trạng thái chờ kiểm tra, tách khỏi lượng sẵn sàng bán. Nhân viên sẽ biết không nên hứa giao chiếc váy đó chỉ vì tổng tồn của mã hàng vẫn còn.

3.5. Kiểm tra lại nhóm lỗi sau khi thay đổi

Sau một đợt thử, xem số lần phải tìm hàng, số phiếu cập nhật muộn và các chênh lệch lặp lại. Nếu mã hàng đã rõ nhưng vẫn sai khi đổi ca, cần sửa bước bàn giao thay vì tiếp tục thay tên cột trong hệ thống.

Quản lý dữ liệu kho hiệu quả cần cả quy tắc nhập và người kiểm tra. Một phần mềm mới không tự sửa được quy trình mà hàng vẫn di chuyển ngoài luồng ghi nhận.

4. Checklist trước khi chọn hoặc đổi phần mềm

• Có theo dõi đúng mã, quy cách và đơn vị đang dùng không?

• Có phân biệt lượng đang có, đã giữ và chưa thể bán không?

• Có tra được vị trí cùng lịch sử giao dịch không?

• Có phân quyền điều chỉnh và lưu lý do không?

• Có xuất dữ liệu, sao lưu và hỗ trợ đối chiếu khi chuyển hệ thống không?

Hãy thử bằng những tình huống từng gây sai ở cửa hàng, không chỉ xem một bản trình diễn nhập hàng thuận lợi.

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1. Kho lệch có phải do phần mềm sai không?

Có thể có lỗi hệ thống hoặc cấu hình, nhưng cũng có thể do giao dịch chưa được ghi nhận, nhầm mã, sai đơn vị hay sai vị trí. Cần kiểm tra căn cứ trước khi kết luận.

5.2. Có nên kiểm kê toàn bộ mỗi ngày không?

Không nhất thiết. Có thể chọn nhóm ưu tiên theo mức độ quan trọng và rủi ro, đồng thời xác định lịch kiểm tra phù hợp với hoạt động thực tế.

5.3. Cửa hàng nhỏ có thể bắt đầu bằng Excel không?

Có thể nếu dữ liệu đơn giản và kiểm soát được người cập nhật. Khi cần nhiều vị trí, phân quyền hoặc xử lý đồng thời, nên đánh giá công cụ chuyên biệt theo nhu cầu cụ thể.

6. Để số liệu giúp nhân viên lấy đúng hàng

Bắt đầu bằng một nhóm hàng, xác định đúng mã, vị trí và trạng thái rồi sửa bước ghi nhận đang thiếu. Khi biết sai lệch phát sinh ở đâu, bạn sẽ chọn được công cụ phù hợp hơn.

Nếu cần kết nối kho với đơn hàng hoặc xây cách quản lý phù hợp quy trình, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ thiết kế ứng dụng và giải pháp số của Unitrux hoặc gọi 0364750316 để trao đổi.